Việc số hóa dữ liệu giúp người dân ngày càng dễ dàng thực hiện các dịch vụ hành chính công trực tuyến - Ảnh: ĐỨC THIỆN
Hộ tịch là loại dữ liệu đặc biệt. Đây được xem là dữ liệu gốc ghi nhận từ sự kiện đầu tiên tới cuối cùng của mỗi con người, từ khai sinh đến khai tử, cùng những cột mốc ở giữa như kết hôn, nhận cha mẹ con, giám hộ hay nuôi con nuôi.
Dữ liệu hộ tịch phục vụ giải quyết tới 80% thủ tục hành chính.
Áp lực 'chạy đua' không gián đoạn dịch vụ
Tháng 7-2025, khi bộ máy hành chính cả nước bước vào đợt chuyển đổi mô hình chính quyền địa phương hai cấp, áp lực lớn dồn lên hệ thống hộ tịch điện tử. Đó là phải tái cấu trúc toàn diện nhưng tuyệt đối không để việc làm giấy tờ của hàng triệu người dân bị gián đoạn dù chỉ một giờ.
Với hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch quốc gia, đây là bài toán tái cấu trúc quy mô chưa từng có: Thay đổi toàn bộ luồng thẩm quyền tiếp nhận, xử lý từ cấp huyện - xã sang mô hình tổ chức mới, trong khi dòng chảy thủ tục hành chính thường nhật vẫn diễn ra liên tục tại hàng nghìn xã, phường.
Mất giấy khai sinh do lũ, xin cấp lại thì vướng vì dữ liệu hộ tịch thiếu chữ 'Thị'
Cha mẹ là người Việt, con sang Mỹ từ nhỏ chưa làm giấy khai sinh, giờ làm thế nào?
Cha mẹ không đăng ký kết hôn, chứng minh quan hệ cha con thế nào?
"Không được phép để hệ thống ngừng trệ hay người dân phải chờ đợi", yêu cầu đặt ra cho đội ngũ kỹ thuật của Viettel Solutions và Bộ Tư pháp là phải chuyển đổi sạch toàn bộ dữ liệu lịch sử và tích hợp thông suốt với hệ thống thủ tục hành chính của 34 tỉnh, thành phố.
Hệ thống đã hoàn tất tích hợp và sẵn sàng vận hành trên nền tảng mới từ ngày 1-7-2025. Đặc biệt, riêng khối lượng công việc chuyển đổi cốt lõi được rút gọn thi công dứt điểm chỉ trong vòng 7 ngày.
Đến ngày 20-7-2025, 100% dữ liệu lịch sử đã được chuyển đổi an toàn lên hệ thống mới, đảm bảo mạch giao dịch hộ tịch thông suốt trên toàn quốc.
13 tháng 'lội ngược dòng' làm sạch 145 triệu dữ liệu
Để có được chiến dịch 7 ngày cán đích an toàn, nền móng kỹ thuật đã được chuẩn bị qua 13 tháng làm việc liên tục của 77 kỹ sư và cán bộ chuyên trách.
Thách thức phức tạp nhất không nằm ở thuật toán, mà là việc "làm sạch" dữ liệu sổ bộ giấy tích tụ qua nhiều thế hệ. Những trang sổ hộ tịch ố vàng, mục rách hoặc chữ viết tay nhòe mờ tại các địa phương đòi hỏi quy trình đối soát thủ công tỉ mỉ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi chuẩn hóa thành dữ liệu số chuẩn xác.
Những con số ấn tượng từ Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch - Ảnh: KIỀU VÂN
Đội ngũ kỹ thuật đã trực tiếp khảo sát nghiệp vụ tại cơ sở, thiết kế chuẩn hóa quy trình cho toàn quốc và xây dựng hệ thống kiến trúc mở tích hợp 8 phần mềm hộ tịch điện tử chuyên ngành. Một tổ phản ứng nhanh kỹ thuật được thiết lập trực 24/7, đồng hành gỡ vướng cho cán bộ tư pháp từ cấp Bộ, Cục Lãnh sự cho đến tận địa bàn cơ sở.
Sau đợt "đại phẫu", hệ thống vận hành trên nền tảng bảo mật nhiều lớp: xác thực đa yếu tố, phân quyền chi tiết, mã hóa dữ liệu, tích hợp chữ ký số và bảng điều khiển (dashboard) theo dõi số liệu nghiệp vụ theo thời gian thực.
Bớt nỗi lo "chạy về quê làm giấy tờ"
Hiện tại cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch đang mang lại những chuyển biến tích cực cho người dân. Những thay đổi dễ nhận thấy nhất nằm ở khâu xin cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi đăng ký ban đầu. Trước đây, muốn có bản sao, người dân phải đến đúng nơi đã đăng ký. Giờ đây, họ có thể yêu cầu tại bất kỳ xã nào trên cả nước.
Theo ghi nhận, hơn 66.000 hồ sơ cấp bản sao trích lục phi địa giới hành chính đã được xử lý (rút ngắn 30 - 50% thời gian), hơn 700.000 hồ sơ xác minh tình trạng hôn nhân được thực hiện tự động trên môi trường điện tử.
Việc hoàn tất chuẩn hóa và số hóa hộ tịch đã biến kho hồ sơ giấy khổng lồ thành tài sản số vận hành trực tiếp vì người dân. Cụ thể gồm: 145 triệu dữ liệu hộ tịch được số hóa và tạo lập trên hệ thống; 84 triệu công dân được quản lý thông tin hộ tịch số thống nhất; 78,8 triệu dữ liệu đã đối soát, đồng bộ hoàn toàn với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; Gần 17,9 triệu trẻ em được cấp mã số định danh cá nhân ngay khi làm thủ tục khai sinh; Hơn 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch điện tử được tiếp nhận, xử lý.
Ý nghĩa lớn nhất của cuộc chuyển đổi công nghệ này nằm ở đời sống người dân: Nền hành chính chính thức bước từ cơ chế "nộp giấy tờ" sang "khai thác dữ liệu". Người dân không còn phải xin nghỉ làm, lặn lội hàng trăm cây số về quê cũ để xin trích lục hay giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân.
Khi dữ liệu hộ tịch liên thông trực tiếp với dân cư và bảo hiểm xã hội, dữ liệu số đã thực sự "chạy thay chân người", hiện thực hóa mục tiêu lấy công dân làm trung tâm phục vụ của nền hành chính số.
Thứ trưởng Bộ Tư pháp thông tin quy định mới về đăng ký hộ tịch, khai sinh, khai tửTheo quy định của Luật Hộ tịch mới, người dân được quyền yêu cầu đăng ký hộ tịch tại bất kỳ UBND cấp xã nào, mà không phụ thuộc nơi cư trú, địa giới hành chính.