Hà Nội là trung tâm kinh tế hàng đầu của cả nước với hàng trăm nghìn doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang hoạt động. Với số lượng doanh nghiệp rất lớn, mỗi ngày có hàng nghìn văn bản, hồ sơ, báo cáo, thông tin điều hành... luân chuyển giữa cộng đồng doanh nghiệp với cơ quan quản lý nhà nước.
Tốc độ, kết quả xử lý khối lượng văn bản, thông tin liên quan trực tiếp đến hiệu quả của doanh nghiệp cũng như hiệu quả của công tác quản lý nhà nước. Để “tăng tốc” cho các hoạt động, tạo kênh thông tin giao tiếp giữa cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh với chính quyền thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số 3667 ngày 21/7/2026 về việc vận hành chính thức Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội.
Với hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử doanh nghiệp, quá trình kết nối được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số. Chỉ cần truy cập vào trang web: https://qlvbdn.hanoi.gov.vn và thực hiện vài thao tác đơn giản, thông qua hệ thống, doanh nghiệp có thể gửi văn bản điện tử đến các cơ quan nhà nước nhanh chóng, an toàn và chính xác. Thời gian chuyển, nhận được rút ngắn từ nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày xuống còn vài phút.
Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử chính là “đường cao tốc số” kết nối doanh nghiệp với chính quyền. Không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý công việc, hệ thống còn tạo ra một môi trường giao tiếp minh bạch khi mỗi văn bản được gửi đi đều có thể theo dõi trạng thái tiếp nhận, xử lý và phản hồi trên hệ thống.
Toàn bộ quá trình được lưu vết điện tử giúp giảm thiểu nguy cơ thất lạc hồ sơ, đồng thời tăng cường trách nhiệm của các bên. Những thông tin chỉ đạo, điều hành được truyền tải nhanh hơn; những kiến nghị, đề xuất của doanh nghiệp được tiếp nhận kịp thời hơn. Từ đó tạo nên một hệ sinh thái hành chính số vận hành thông suốt, hiệu quả, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.
Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng (Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội) Bùi Dương cho biết: “Trước đây, doanh nghiệp thường gửi văn bản trực tiếp nên phải bố trí nhân sự chuyển hồ sơ, tự tìm hiểu cơ quan tiếp nhận và cách theo dõi kết quả. Khi cần biết văn bản đã đến nơi hay đang được xử lý ở đâu, doanh nghiệp thường phải liên hệ với cơ quan nhận. Cơ quan nhà nước cũng có lúc gặp khó khăn khi cần tìm đúng đầu mối tại doanh nghiệp để chuyển thông tin. Một kênh điện tử thống nhất giúp tổ chức lại quá trình trao đổi hai chiều, giảm thời gian chờ đợi và tìm kiếm thông tin, tạo điều kiện để doanh nghiệp dành nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh”.
Để tham gia “đường cao tốc số”, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản, xác thực thông tin và chữ ký số trên hệ thống, sau đó tạo hoặc tải văn bản, ký số, lựa chọn cơ quan nhận và gửi.
Từ thực tiễn triển khai, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng Vũ Xuân Trường cho biết: “Phường Việt Hưng hiện có hơn 3.000 doanh nghiệp và hơn 5.000 hộ kinh doanh. Việc gặp gỡ trực tiếp chưa thể đáp ứng hết nhu cầu trao đổi giữa chính quyền và doanh nghiệp. Trước đây, thông tin từ chính quyền địa phương đến doanh nghiệp thường phải qua hội doanh nghiệp, cơ quan thuế, bảo hiểm hoặc các đầu mối trung gian. Hệ thống mới giúp phường chuyển tải-tiếp nhận ý kiến phản hồi từ doanh nghiệp một cách trực tiếp. Mã định danh và trạng thái văn bản giúp lãnh đạo, bộ phận chuyên môn theo dõi tiến độ, kiểm tra việc phân công và kiểm điểm trách nhiệm xử lý”.
Hiện nay, thành phố có khoảng 260.000 doanh nghiệp có tài khoản trên hệ thống, trong đó hơn 10.000 doanh nghiệp đã xác thực và sử dụng chức năng gửi, nhận văn bản. Gần đây, số lượng doanh nghiệp tham gia ứng dụng hệ thống đang tăng lên nhanh chóng do nhận thức rõ những tác dụng tích cực. Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng Bùi Dương cho biết, thời gian tới, Trung tâm sẽ xây dựng, thiết lập các bộ chỉ tiêu và bảng dữ liệu theo dõi để lãnh đạo sở, ngành và Ủy ban nhân dân xã, phường để theo dõi tiến độ, chỉ đạo xử lý kịp thời các đề nghị của doanh nghiệp.
Từ phía doanh nghiệp, bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện-Công ty cổ phần tại Hà Nội, cho biết đơn vị đã sử dụng hệ thống hơn một năm, tính cả giai đoạn thử nghiệm. Trước đây, người thực hiện phải tìm hiểu văn bản cần gửi cho ai, bằng cách nào và đến đâu; sau khi gửi lại phải liên hệ để hỏi văn bản đã được tiếp nhận hay chưa. Với hệ thống mới, doanh nghiệp có thể chủ động gửi văn bản, tra cứu trạng thái và tìm lại lịch sử giao dịch. Các trạng thái “đã tiếp nhận”, “đang xử lý” và “đã phản hồi”... giúp doanh nghiệp biết văn bản đang ở bước nào. Việc giảm in, sao chụp, chuyển phát và lưu hồ sơ giấy cũng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.
Hệ thống chuyển nhận văn bản trên môi trường số là một sáng kiến của Hà Nội trong lộ trình số hóa, tăng cường khả năng phục vụ nhân dân, doanh nghiệp của chính quyền thành phố.
Hiện nay, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội đang hoàn thiện tính năng phản ánh, kiến nghị dành riêng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên địa bàn thành phố, dự kiến đưa vào vận hành vào cuối năm 2026.
Trung tâm cũng nghiên cứu bổ sung chức năng khảo sát, xin ý kiến doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đồng thời nghiên cứu khả năng tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của thành phố. Với việc bổ sung những tính năng này, “đường cao tốc số” kết nối doanh nghiệp với chính quyền Thành phố Hà Nội sẽ tiếp tục thông thoáng hơn.
GIANG NAM