Điều này ảnh hưởng kết quả thực hiện nhiệm vụ, đánh giá hiệu quả của cán bộ, công chức.
Vẫn còn tình trạng “trễ hạn ảo”
Tại phường An Phú Đông, bà Trần Thị Thu An, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường cho biết: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nhiều hồ sơ đã được cán bộ xử lý đúng hạn hoặc trước hạn, nhưng trên Hệ thống Cổng Điều phối vẫn ghi nhận là quá hạn. Hiện nay, Cổng Dịch vụ công quốc gia đang tính trễ hạn theo ngày (giờ), còn Cổng thông tin của một số bộ, ngành, địa phương tính theo ngày làm việc. Thêm nữa, mốc thời gian xác định quá hạn theo bà An còn chưa hợp lý. Cổng Dịch vụ công quốc gia đang sử dụng thời điểm cán bộ Bộ phận Một cửa trả kết quả cho công dân làm mốc tính thời hạn, thay vì tính từ thời điểm phòng chuyên môn hoàn tất quy trình xử lý hồ sơ. Hay như việc thiết lập mặc định giờ hẹn trả chưa phù hợp. Một số thủ tục đang để thời gian hẹn trả mặc định là 00:00:00, dẫn đến việc dù kết quả được trả ngay trong ngày phát sinh, song vẫn bị tính trễ hạn. Cũng theo bà An, đối với các hồ sơ cán bộ thực hiện thao tác hủy do bị sai thông tin không giải quyết nhưng hệ thống vẫn ghi nhận các hồ sơ này vào danh sách trễ hạn mặc dù thời gian xử lý vẫn còn trong hạn toàn trình.
Đây là tình trạng chung của nhiều đơn vị. Ngoài ra, một số đơn vị cũng phản ánh, khoảng thời gian người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc bổ sung giấy tờ chưa được trừ khỏi tổng thời gian giải quyết. Trường hợp người dân nộp chậm, hồ sơ vẫn bị hệ thống tính trễ hạn dù cán bộ chuyên môn hoàn thành đúng thời hạn. Đối với các thủ tục có nhiều luồng xử lý, Cổng Dịch vụ công quốc gia đang lấy thời gian xử lý ngắn nhất làm mặc định, khiến các hồ sơ thực hiện theo luồng giải quyết dài ngày cũng bị mặc định trễ hạn.
Thêm nữa, hiện nay cũng còn vướng mắc đối với một số thủ tục không quy định thời hạn giải quyết, chẳng hạn như Thủ tục 1.115377 (Thông báo phát triển nguồn điện mặt trời mái nhà), dù trên Cổng bộ, ngành đã kết thúc, nhưng trên Cổng Điều phối vẫn thể hiện trạng thái “Đang xử lý”, khiến toàn bộ hồ sơ phát sinh đều bị mặc định tính trễ. Nhiều hồ sơ tại Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của bộ, ngành, địa phương đã chuyển sang trạng thái “Đã kết thúc” hoặc “Đang thực hiện nghĩa vụ tài chính”, nhưng trên Cổng Điều phối vẫn ghi nhận trạng thái “Mới tiếp nhận” hoặc “Đang xử lý”...
Theo ông Bùi Trường Giang, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sài Gòn, dự kiến từ đầu tháng 12/2026, sẽ chấm điểm đánh giá chất lượng phục vụ đối với các sở, ngành, phường, xã trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (theo Bộ Chỉ số đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công). Tuy nhiên, với những hạn chế, khó khăn về kỹ thuật trên Cổng Điều phối và các Cổng giải quyết thủ tục hành chính của các bộ, ngành hiện nay sẽ có kết quả không chính xác. Trong khi điểm đánh giá này là tiêu chí đánh giá, xếp loại hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức.
Nhanh chóng hoàn thiện các hệ thống
Bà Võ Thị Trung Trinh, Giám đốc Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố Hồ Chí Minh cho biết, quá trình chuyển đổi số là một lộ trình phức tạp. Hiện nay, bên cạnh sự nỗ lực của thành phố, vẫn còn hai điểm nghẽn lớn từ hệ thống hạ tầng và cơ chế đồng bộ chung.
Thứ nhất, hiện nay, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống điều phối chung cũng như Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của các bộ, ngành vẫn đang trong quá trình hoàn thiện và phải chịu tải một lượng truy cập, giao dịch lớn trên toàn quốc. Do đó, các hệ thống này chưa thật sự vận hành ổn định, thường xuyên gặp phải các sự cố, lỗi kỹ thuật. Đây là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến việc đứt gãy đồng bộ thông tin, gây ra hiện tượng “trễ hạn ảo” đối với các hồ sơ mà cán bộ địa phương đã xử lý xong.
Thứ hai, Trung tâm dữ liệu quốc gia (C12) đã được xây dựng và đi vào vận hành, là một bước tiến rất lớn. Song, luồng dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành vẫn chưa được chia sẻ xuyên suốt, kịp thời về cho các địa phương. Do đó, dẫn tới thiếu hụt thông tin quan trọng để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và nghiệp vụ quản lý nhà nước. Dữ liệu chưa được liên thông và chia sẻ đầy đủ thì chưa thể hiện thực hóa được mục tiêu “tái sử dụng dữ liệu” nhằm cắt giảm triệt để các loại giấy tờ vật lý cho người dân, doanh nghiệp.
Theo bà Trinh, thành phố đang triển khai nhiều giải pháp căn cơ để khắc phục các điểm nghẽn về dữ liệu. Thành phố duy trì kết nối các cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành và Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố qua Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia (NDXP) và Nền tảng của thành phố (HCM LGSP). Thành phố đang ưu tiên triển khai kết nối tự động, có kiểm soát để bảo đảm dữ liệu được quản trị tập trung và khai thác đúng mục đích.
Từ những vướng mắc của các phường, xã hiện nay, thành phố kiến nghị Chính phủ, các bộ, ngành tiếp tục hoàn thiện Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống điều phối, các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ theo hướng ổn định, đồng bộ, liên thông, thuận tiện. Cần có quy chế kỹ thuật công nhận “mốc thời gian thực tế” mà cán bộ đã thao tác trên hệ thống của thành phố làm căn cứ hợp lệ duy nhất để đánh giá thời hạn giải quyết, bỏ qua các độ trễ phát sinh do lỗi truyền tải của trục liên thông.
Cùng với đó, cần thiết lập cơ chế đối soát và đính chính, bổ sung ngay tính năng cho phép địa phương báo lỗi hoặc đối soát dữ liệu đối với những hồ sơ bị sai lệch trạng thái; những hồ sơ bị ghi nhận “quá hạn” do lỗi kỹ thuật sẽ được tự động đính chính, bảo đảm việc đánh giá chất lượng phục vụ của đơn vị và cán bộ công chức được công bằng, chính xác.
Bài và ảnh: VƯƠNG LÊ