Hà Nội kết nối chính quyền và doanh nghiệp trên môi trường số

Báo Dân trí vừa phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội tổ chức tọa đàm về chủ đề "Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung: Kết nối chính quyền và doanh nghiệp trên môi trường số".

Tái cấu trúc để giảm thời gian chờ đợi và tìm kiếm thông tin cho doanh nghiệp

Ông Bùi Dương, Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội, cho biết trong hoạt động hằng ngày phục vụ phát triển kinh tế xã hội, khối lượng giấy tờ và nhu cầu về trao đổi thông tin bằng văn bản của doanh nghiệp với cơ quan Nhà nước rất lớn.

Hiện có nhiều phương thức gửi, nhận văn bản khác nhau, ông Dương nhìn nhận nếu theo cách truyền thống, việc nộp công văn, hồ sơ và nhận kết quả đòi hỏi doanh nghiệp phải bố trí, “nuôi” nhân sự thực hiện, các phương thức tiếp nhận trước đây gây mất thời gian và công sức.

Ở chiều ngược lại, theo ông Dương, khi cần liên hệ với doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước đôi khi cũng gặp khó khăn, phải thông qua nhiều kênh như gửi văn bản đến địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký, hoặc cơ quan phải tìm kiếm thông tin qua các đơn vị quản lý như cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội…

"Chúng tôi cho rằng cần tổ chức lại, tái cấu trúc quá trình trao đổi này nhằm giảm thời gian chờ đợi và tìm kiếm thông tin, để doanh nghiệp dành thêm nguồn lực cho sản xuất, kinh doanh", ông Dương nói.

Từ thực tiễn tại Hà Nội, 100% cơ quan Nhà nước trên địa bàn đã trao đổi văn bản qua hệ thống quản lý văn bản tập trung, thống nhất, ông Dương cho biết việc các cơ quan Nhà nước sử dụng 100% văn bản điện tử giúp công tác chỉ đạo, điều hành thông suốt hơn, quá trình xử lý cũng có thể được “theo vết” từ lãnh đạo đến tận các công chức, chuyên viên phụ trách.

"Từ đó, chúng tôi đặt câu hỏi: Vì sao chúng ta không mở một cổng trên hệ thống điện tử để tiếp nhận văn bản của doanh nghiệp? Nếu thực hiện được, việc gửi văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước theo cả hai chiều sẽ nhanh hơn, gần như tức thời. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi văn bản đã được tiếp nhận, đang ở khâu nào và do ai xử lý", ông Dương nêu.

Cùng với đó, ông Dương cho hay hệ thống còn giúp quá trình trả lời, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước rõ ràng hơn, thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát; hạn chế tình trạng văn bản không được phản hồi hoặc bị né tránh trả lời.

"Thông qua việc xây dựng kênh chuyển, nhận văn bản điện tử cho doanh nghiệp, chúng tôi mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực để phát triển sản xuất, kinh doanh, qua đó đóng góp vào mục tiêu tăng trưởng hai con số của Hà Nội", ông Dương kỳ vọng.

Theo ông Dương, quy trình sử dụng hệ thống chuyển, nhận văn bản điện tử dành cho doanh nghiệp khá đơn giản. Hệ thống đã khởi tạo lũy kế cho hơn 255.000 doanh nghiệp; hơn 5.600 tổ chức, doanh nghiệp đã hoàn tất xác thực chữ ký số và đưa vào sử dụng thực tế.

Doanh nghiệp có một kênh điện tử chính thức để giao dịch văn bản với cơ quan Nhà nước

Từ thực tiễn, ông Vũ Xuân Trường, Chủ tịch UBND phường Việt Hưng (Hà Nội), cho biết khi thành phố triển khai mô hình này, với cá nhân ông thấy rất hiệu quả và đây cũng thay đổi rất lớn về tư duy, cách làm việc của địa phương cơ sở, giúp cấp phường có thể trực tiếp trao đổi thông tin tới doanh nghiệp.

Theo ông Trường, việc này đặc biệt trong bối cảnh hiện nay Trung ương cũng như thành phố đang yêu cầu thực hiện các giải pháp tăng trưởng hai con số, thực hiện rất nhiều nội dung liên quan đến Nghị quyết 68 về hỗ trợ doanh nghiệp. Thành phố cũng như phường đã xây dựng rất nhiều chương trình nội dung để hỗ trợ thông tin cho các doanh nghiệp.

"Việc triển khai nội dung này giúp chúng tôi có thể trực tiếp chuyển tải thông tin tới doanh nghiệp, cũng như chúng tôi có thể trực tiếp nghe được những phản hồi từ doanh nghiệp về chính quyền địa phương. Đây là một bước cụ thể hóa việc chính quyền địa phương cấp cơ sở “gần dân, sát dân” và mọi quy trình giải quyết được minh bạch rõ ràng", ông Trường nêu ý kiến.

Từ góc nhìn của người trực tiếp sử dụng, bà Trần Thị Dịu, Chi nhánh Tổng công ty chuyển phát nhanh Bưu điện - Công ty cổ phần tại Hà Nội, cho hay doanh nghiệp đã trực tiếp sử dụng hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung hơn một năm qua, thay đổi rõ nhất là doanh nghiệp có một kênh điện tử chính thức để giao dịch văn bản với cơ quan Nhà nước. Đây là điểm mới mà các doanh nghiệp cảm thấy rất hữu ích.

Cho biết trước đây, khi doanh nghiệp cần gửi văn bản, người thực hiện thường phải tìm hiểu thông tin gửi cho ai, bằng hình thức nào, đến đâu và đầu mối liên hệ là ai, tuy nhiên bà Dịu cho biết với hệ thống mới này, doanh nghiệp có thể chủ động gửi trên hệ thống, không cần liên hệ trước với bên nhận để xác định những thông tin đó.

Cùng với đó, theo bà Dịu, hệ thống cũng cho phép doanh nghiệp tra cứu lịch sử giao dịch văn bản điện tử. Khi cần tìm lại một văn bản, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra trực tiếp trên hệ thống thay vì tìm trong hồ sơ lưu tại cơ quan; các khâu như in, sao chụp và chuyển phát văn bản cũng được giảm bớt, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực.

Trong quá trình sử dụng, bà Dịu cho hay doanh nghiệp có gặp khó khăn nhưng đều nhận được hỗ trợ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội, cùng với đó trên website của hệ thống cũng có hướng dẫn sử dụng và video hướng dẫn khá chi tiết.

Khi hệ thống phát sinh lỗi hoặc có thao tác chưa rõ, doanh nghiệp có thể phản ánh qua nhóm Zalo dành cho các đầu mối doanh nghiệp do trung tâm tạo lập. Những vướng mắc được phía trung tâm phản hồi nhanh, hiệu quả, giúp chúng tôi tiếp tục sử dụng hệ thống.

"Chúng tôi mong hệ thống ngày càng đơn giản, dễ tiếp cận hơn. Sẽ tiếp tục có doanh nghiệp lần đầu sử dụng nên phần hướng dẫn cần ngắn gọn, dễ hiểu để họ có thể nhanh chóng thực hiện các thao tác cần thiết. Từ góc độ doanh nghiệp, điều chúng tôi cần là một hệ thống thuận tiện cho công việc hằng ngày", bà Dịu chia sẻ.

Tiếp tục mở rộng các tính năng, tiện ích cho doanh nghiệp

Cho biết việc mở rộng, cập nhật, bổ sung thêm các tính năng cho phần mềm là một nhiệm vụ mà trung tâm cũng đã đặt ra từ đầu năm, ông Bùi Dương khẳng định đến thời điểm hiện nay, trung tâm đang thực hiện những công đoạn cuối cùng cho việc mở rộng kênh phản ánh kiến nghị dành riêng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên địa bàn TP Hà Nội trên phần mềm quản lý văn bản này.

"Chúng tôi hy vọng sớm đưa tính năng này vào vận hành trong cuối tháng 11 đầu tháng 12 năm nay để có thể cung cấp thêm tiện ích cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh", ông Dương nói.

Theo ông Dương, việc bổ sung thêm chức năng tổ chức khảo sát xin ý kiến của hộ kinh doanh, của doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội là một trong những việc mà chính quyền các cấp hằng năm tổ chức thực hiện thường xuyên và theo quy định thì mỗi năm mỗi đơn vị phải tổ chức đối thoại với doanh nghiệp tối thiểu hai lần.

Ông nhấn mạnh đây cũng là kênh rất hiệu quả, có thể gửi được những thông tin chính xác đến những người có thẩm quyền của doanh nghiệp, của hộ kinh doanh, từ đó thu thập lại được những dữ liệu, số liệu chính xác để phục vụ việc đưa vào các chương trình phát triển kinh tế xã hội của địa phương hàng năm.

Bên cạnh đó, theo ông Dương, cơ quan chức năng cũng nhận thấy khả năng mở rộng của hệ thống sang các lĩnh vực khác để hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh là hoàn toàn có thể.

"Một trong những nội dung mà chúng tôi cũng đang nghiên cứu đó là tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của TP Hà Nội. Chúng tôi sẽ tiếp tục tái cấu trúc, định hướng cắt giảm các bước rườm rà, chuẩn hóa, tích hợp và chia sẻ dữ liệu liên thông", ông Dương khẳng định.

Ông Dương hy vọng với gần 1 triệu thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh, việc nhận kết quả văn bản điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, dành nguồn lực phục vụ sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh đó, việc điện tử hóa, chuẩn hóa các dữ liệu điện tử và giao dịch trên môi trường mạng cũng sẽ giảm bớt được phần nào thời gian của các lãnh đạo, của các cán bộ, công chức, cơ sở để có thể sử dụng thêm quỹ thời gian phục vụ nhân dân tốt hơn, theo ông Dương.