Nhu cầu trao đổi công văn, đề nghị giải đáp và thông tin phục vụ sản xuất, kinh doanh giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước rất lớn. Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu gửi văn bản trực tiếp hoặc qua bưu chính, phải bố trí nhân sự chuyển hồ sơ, đồng thời tự tìm hiểu cơ quan tiếp nhận, người phụ trách và cách theo dõi kết quả. Khi cần biết hồ sơ đã đến đâu, doanh nghiệp phải liên hệ với cơ quan tiếp nhận. Ở chiều ngược lại, cơ quan nhà nước cũng có lúc khó xác định đúng đầu mối tại doanh nghiệp để chuyển thông tin.
Để khắc phục bất cập này, Hà Nội đã đưa vào vận hành Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung giữa tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước Thành phố Hà Nội. Doanh nghiệp truy cập cổng gửi nhận văn bản điện tử tại tên miền https://qlvbdn.hanoi.gov.vn để đăng ký tài khoản và xác thực thông tin, chữ ký số. Sau đó tạo hoặc tải văn bản lên hệ thống, ký số, lựa chọn cơ quan nhận và gửi. Người dùng có thể theo dõi các trạng thái “đã gửi”, “đã tiếp nhận”, “đang xử lý” và “đã phản hồi”; đồng thời tra cứu, lưu trữ văn bản cũng như lịch sử giao dịch.
Giám đốc Trung tâm Quản trị hệ thống và Phát triển ứng dụng (Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố) Bùi Dương cho biết, việc hình thành một kênh điện tử thống nhất giúp tổ chức lại quá trình trao đổi hai chiều, giảm thời gian chờ đợi và tìm kiếm thông tin, đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp dành nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Sau thời gian triển khai thử nghiệm, mở rộng và vận hành trên toàn thành phố từ ngày 21/7/2026, đến nay hệ thống đã có khoảng 260.000 doanh nghiệp đăng ký tài khoản, trong đó hơn 10.000 doanh nghiệp đã xác thực và sử dụng chức năng gửi, nhận văn bản.
Bà Trần Thị Dịu, đại diện Chi nhánh Tổng công ty Chuyển phát nhanh Bưu điện-Công ty cổ phần tại Hà Nội đánh giá, hệ thống giúp doanh nghiệp chủ động gửi văn bản, tra cứu trạng thái và lịch sử giao dịch. Các trạng thái “đã gửi”, “đã tiếp nhận”, “đang xử lý” và “đã phản hồi” giúp doanh nghiệp biết văn bản đang ở bước nào để chủ động thực hiện công việc tiếp theo. Việc giảm in ấn, sao chụp, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy cũng góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Đây là thay đổi thiết thực, nhất là khi doanh nghiệp có thể tự tra cứu thay vì phải gọi điện hỏi như trước.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Việt Hưng Vũ Xuân Trường cho biết, hệ thống giúp phường trao đổi, chuyển tải thông tin trực tiếp hơn. Mã định danh và trạng thái văn bản hỗ trợ lãnh đạo, bộ phận chuyên môn theo dõi tiến độ, kiểm tra phân công và trách nhiệm xử lý. Cần thống nhất nhận thức về giá trị pháp lý của văn bản điện tử có chữ ký số hợp lệ. Với văn bản đủ điều kiện, cơ quan cần tiếp nhận, xử lý trên môi trường điện tử, tránh tình trạng đã nhận qua hệ thống nhưng sau đó vẫn yêu cầu nộp bản giấy do thói quen hoặc cách hiểu chưa thống nhất.
Để hệ thống được sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp cần được hỗ trợ trong cả quá trình sử dụng. Phường Việt Hưng phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố tổ chức tập huấn ban đầu cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh; duy trì đầu mối tiếp nhận phản hồi, phối hợp đơn vị vận hành khi phát sinh khó khăn. Hệ thống cũng được giới thiệu trong các hoạt động gặp mặt, đối thoại và hỗ trợ doanh nghiệp.
Hiệu quả của Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung không chỉ thể hiện ở số lượng tài khoản, mà còn ở tần suất sử dụng của doanh nghiệp, khả năng tiếp nhận, phản hồi của cơ quan nhà nước và việc đơn vị vận hành liên tục cải thiện quy trình, hỗ trợ người dùng.
Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố đang nghiên cứu, bổ sung các tính năng khảo sát, lấy ý kiến, tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của doanh nghiệp, hộ kinh doanh phục vụ công tác quản lý và xây dựng chương trình phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương. Theo ông Bùi Dương, hệ thống có thể tiếp tục mở rộng đối tượng sử dụng và nghiên cứu tích hợp với hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của thành phố, qua đó tăng cường kết nối giữa chính quyền với doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
GIA MINH