Khi nào doanh nghiệp phải trả tiền phép năm chưa nghỉ của nhân viên?

Chị N.T.K., 24 tuổi, đang làm việc tại một công ty ở TPHCM, cho biết năm 2025 chị còn 6 ngày nghỉ phép hằng năm hưởng nguyên lương chưa sử dụng. Từ trường hợp của mình, chị đặt câu hỏi liệu công ty có phải thanh toán tiền cho số ngày phép còn lại, đồng thời người lao động cần làm gì để nhận khoản tiền này. Đây cũng là thắc mắc phổ biến, nhất là khi nhiều nhân viên chưa hiểu rõ sự khác nhau giữa quyền nghỉ phép và tiền phép năm chưa nghỉ. Theo luật sư Trần Minh Hùng, Đoàn Luật sư TPHCM, Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định người làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Người làm công việc trong điều kiện bình thường được nghỉ 12 ngày làm việc mỗi năm, trong khi một số nhóm đặc thù được hưởng số ngày nghỉ cao hơn. Cụ thể, người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm được nghỉ 14 ngày, còn công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm được nghỉ 16 ngày. Nếu thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm không tính trọn theo mức cả năm mà được xác định tương ứng với thời gian thực tế đã làm việc. Ngoài số ngày nghỉ cơ bản, Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 còn quy định người làm việc đủ 5 năm cho một người sử dụng lao động được cộng thêm 1 ngày nghỉ hằng năm. Quyền nghỉ phép vì vậy có thể thay đổi tùy thời gian làm việc, điều kiện công việc và thâm niên của từng người lao động. Người lao động không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ phép năm trong một lần, bởi có thể thỏa thuận với doanh nghiệp để chia số ngày nghỉ thành nhiều đợt trong cùng năm. Nếu đến cuối năm vẫn còn ngày phép chưa dùng, hai bên có thể thỏa thuận chuyển số ngày đó sang năm sau, nhưng thời gian nghỉ gộp tối đa không quá 3 năm một lần. Việc chuyển phép cần dựa trên thỏa thuận cụ thể với người sử dụng lao động, thay vì mặc nhiên hiểu rằng mọi ngày phép còn lại đều được đổi thành tiền. Điểm quan trọng nhất, theo luật sư Trần Minh Hùng, là doanh nghiệp không bắt buộc phải quy đổi phép năm chưa sử dụng thành tiền trong thời gian người lao động vẫn tiếp tục làm việc. Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 chỉ đặt ra nghĩa vụ thanh toán khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ, hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép hằng năm. Khi đó, tiền lương làm căn cứ thanh toán là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng liền kề trước tháng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc. Số tiền được thanh toán không tính tùy ý, mà phụ thuộc số ngày phép người lao động được hưởng và số ngày thực tế chưa sử dụng tại thời điểm chấm dứt việc làm. Chẳng hạn, người làm công việc trong điều kiện bình thường, đã làm việc 8 tháng trong năm, được tính số ngày phép theo công thức 12 ngày chia 12 tháng rồi nhân 8 tháng, tương đương 8 ngày. Quy định liên quan cũng được đề cập tại khoản 2 Điều 23 Nghị định 283, trong đó doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ. Như vậy, tình trạng việc làm quyết định trực tiếp việc doanh nghiệp có phải thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ hay không. Người vẫn đang làm việc tại công ty và còn ngày phép chưa sử dụng chưa thể chỉ căn cứ khoản 2 Điều 23 Nghị định 283 để yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc đổi toàn bộ số ngày còn lại thành tiền. Ngược lại, nếu đã thôi việc hoặc bị mất việc làm mà vẫn còn phép năm chưa nghỉ, doanh nghiệp phải thanh toán khoản tiền lương tương ứng theo quy định. Để xác định doanh nghiệp có vi phạm hay không, người lao động cần đối chiếu đồng thời ba vấn đề gồm tình trạng thôi việc hoặc mất việc, số ngày phép năm còn chưa sử dụng và khoản tiền doanh nghiệp đã thanh toán. Trường hợp của chị N.T.K. sẽ chưa phát sinh quyền yêu cầu trả tiền chỉ vì còn 6 ngày phép, nếu chị vẫn tiếp tục làm việc và hai bên chưa có thỏa thuận khác phù hợp. Nội dung trên được Dân Trí thông tin từ phần giải đáp của luật sư Trần Minh Hùng, giúp người lao động chủ động kiểm tra quyền nghỉ phép, thỏa thuận chuyển phép hoặc yêu cầu thanh toán đúng thời điểm.