Sau các đợt sắp xếp và sáp nhập đơn vị hành chính, xã Hoằng Hóa trở thành một trong những địa bàn có quy mô diện tích và dân số tương đối lớn khi trải rộng khoảng 35km² cùng hơn 43.000 người dân, tương đương gần 11.000 hộ gia đình. Thế nhưng, toàn bộ guồng máy hành chính đảm trách khối lượng dân cư rộng lớn ấy chỉ gồm 62 cán bộ, bao gồm cả lãnh đạo xã.
Ông Hoàng Hữu Chinh, Phó Chánh Văn phòng xã Hoằng Hóa cho biết, áp lực công việc dồn dập đổ về cơ sở mỗi ngày khi Văn phòng Ủy ban tiếp nhận bình quân khoảng 100 văn bản đến, phát hành gần 40 văn bản đi và giải quyết liên tục hàng loạt hồ sơ thủ tục hành chính thường nhật từ chứng thực đến hộ tịch. Trước đây, nhằm theo sát các kết luận của Thường trực Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã cũng như hạn định từ kế hoạch cấp trên giao, các chuyên viên văn phòng buộc phải bóc tách rồi nhập liệu thủ công từng dòng trên bảng tính excel hoặc tệp dạng word.
Trong bối cảnh mỗi thông báo kết luận có thể chẻ nhỏ thành 10-15 mốc thời hạn khác nhau, việc kiểm soát dựa vào sổ sách hay trí nhớ luôn đặt bộ máy trước nguy cơ quá tải và chậm trễ tiến độ. Thực tế "người ít việc nhiều" buộc lãnh đạo địa phương phải tìm kiếm một công cụ quản trị hiện đại có khả năng tự động hóa để giải phóng sức lao động cho đội ngũ thừa hành, thay vì chỉ trông chờ vào nỗ lực đơn lẻ của từng cá nhân.
Nhanh chóng chuyển động, lãnh đạo xã Hoằng Hóa đã chủ động bắt tay cùng VNPT để đặt hàng một phần mềm quản trị công việc và theo dõi nhiệm vụ nội bộ. Nền tảng này tích hợp liền mạch các nghiệp vụ trọng tâm bao gồm quản lý điều hành công việc, theo dõi đánh giá chỉ số KPI cán bộ, quản lý địa bàn và mô hình phòng họp không giấy tờ. Điểm đột phá của hệ thống là việc tích hợp sâu công nghệ trí tuệ nhân tạo, xuất phát từ chính nhu cầu thực tiễn khi trước đó nhiều chuyên viên đã tự mày mò, thậm chí trích tiền túi đăng ký các tài khoản AI cá nhân phục vụ công việc hằng ngày.
Theo ông Lê Đăng Nam, Giám đốc VNPT Hoằng Hóa, điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình luân chuyển văn bản hành chính là những chỉ đạo từ cấp trên gửi về thường ở dạng bao quát chứ chưa tự động điều hướng tới từng người xử lý. Khi ứng dụng AI, vướng mắc căn bản này đã tìm được lời giải. Đối với một văn bản chứa nhiều nội dung phức tạp từ giải phóng mặt bằng, quản lý trật tự xây dựng đến chính sách an sinh, trí tuệ nhân tạo sẽ tự động đọc hiểu, bóc tách văn bản thành các luồng độc lập rồi gán đích danh nhiệm vụ cho từng phòng chuyên môn kèm theo mốc thời gian hoàn thành cụ thể.
"Không dừng lại ở đó, AI còn đóng vai trò kết nối các phần việc độc lập để hỗ trợ tổng hợp báo cáo hoàn chỉnh ngay khi các bộ phận tải minh chứng scan lên hệ thống, thay thế hoàn toàn cho thao tác chuyển giao giấy tờ qua lại tốn kém thời gian", ông Lê Đăng Nam nhận định.
Bước qua giai đoạn vận hành thử nghiệm, luồng gió công nghệ mới đã đem lại chuyển biến rõ nét ở cả khâu chỉ đạo lẫn thực thi. Ông Lê Bỉnh Nam, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Hoằng Hóa đánh giá: Trước mắt, hệ thống phần mềm do VNPT xây dựng đang giúp ích cho công việc điều hành rất nhiều. Qua đó, lãnh đạo xã có thể nắm được cụ thể từng đầu việc giao xuống, biết văn bản đang ở khâu nào, ai đang xử lý, ngày nào đến hạn. Việc đôn đốc công việc chung chung chấm dứt hoàn toàn, bởi khi nhiệm vụ hoàn tất và được duyệt trên hệ thống, toàn bộ dữ liệu minh bạch đó sẽ trở thành căn cứ xác đáng để đánh giá KPI của cán bộ định kỳ hằng tháng và hằng quý.
Ngoài ra, phần mềm còn hoạt động như một cổng tích hợp duy nhất, gom các nền tảng nghiệp vụ như TDOffice và Cổng dịch vụ công một cửa về chung một màn hình, giúp cán bộ không còn phải phân tán thao tác trên nhiều cửa sổ rời rạc. Ông Hoàng Hữu Chinh cũng cho biết, khả năng đọc hiểu và bóc tách dữ liệu của AI đã thay đổi căn bản cách thức vận hành của bộ phận văn phòng.
Thay vì mất hằng giờ đồng hồ mỗi ngày để nhập tay các đầu mối giao việc, chuyên viên tổng hợp giờ đây có thể an tâm để hệ thống tự động phân luồng và cảnh báo thời hạn. Công cụ này đồng thời phát huy hiệu quả trong việc rà soát mô tả chức danh và bóc tách số liệu phục vụ xây dựng đề án vị trí việc làm, một nhiệm vụ trọng tâm mà Hoằng Hóa đang được tỉnh lựa chọn làm điểm triển khai.
Bên cạnh những tiện ích vượt trội, chính quyền xã Hoằng Hóa vẫn thẳng thắn nhìn nhận những rào cản kỹ thuật cần tiếp tục tháo gỡ. Đó là việc hệ thống đặt hàng riêng của xã chưa thể liên thông dữ liệu hoàn toàn với phần mềm quản lý văn bản TDOffice của tỉnh, do đó đội ngũ công chức vẫn phải thao tác song song giữa việc tỉnh giao và các chỉ đạo nội bộ.
Về định hướng lâu dài, đội ngũ cán bộ của Hoằng Hóa mong muốn các bộ, ngành Trung ương hoặc cấp tỉnh sớm thẩm định, cấp phép và định hướng sử dụng những mô hình AI chuyên trách trong cơ quan Nhà nước có tính bảo mật cao, giúp cán bộ yên tâm ứng dụng rộng rãi vào công vụ mà không lo ngại rủi ro về an toàn dữ liệu. Cách làm chủ động ứng dụng công nghệ hiện đại vào phục vụ công việc tại xã Hoằng Hóa là minh chứng sinh động cho tư duy đổi mới sáng tạo bắt đầu từ cấp cơ sở.
Giữa bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và tinh gọn bộ máy, việc lấy công nghệ làm đòn bẩy bù đắp cho sự thiếu hụt nhân lực không chỉ nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước mà còn trực tiếp hướng tới mục tiêu phục vụ người dân nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn.