Lãnh đạo xã 200.000 dân ở TPHCM nói về mô hình nộp hồ sơ không gặp cán bộ

Trưa một ngày giữa tháng 10, chị Trúc (24 tuổi, ngụ xã Đông Thạnh) tới Trung tâm phục vụ hành chính công của xã để thực hiện thủ tục hành chính liên quan tới lĩnh vực quản lý hộ tịch. Với đặc thù làm công việc văn phòng và chỉ có thể tranh thủ thời gian nghỉ, mỗi lần cần giải quyết giấy tờ, việc sắp xếp thời gian để đến cơ quan công quyền luôn là một bài toán không dễ.

Lần này, thay vì phải xin nghỉ một buổi làm việc, chị Trúc tìm đến trạm hành chính công tự động được đặt tại địa phương. Hệ thống cho phép người dân thực hiện một số thao tác, nộp hồ sơ và tiếp cận dịch vụ hành chính ngoài khung giờ làm việc thông thường.

Với chị Trúc, điều ý nghĩa nhất không chỉ là một chiếc máy có thể hoạt động suốt ngày đêm, mà là việc giải quyết thủ tục hành chính được đặt gần hơn với nhịp sống của người dân. Một điểm phục vụ có thể hoạt động 24/7 đang đặt ra một cách tiếp cận khác: Thay vì người dân phải tìm cách thích nghi với giờ làm việc của cơ quan công quyền, dịch vụ công từng bước được thiết kế để thích ứng với nhu cầu thực tế.

Chia sẻ với phóng viên Dân trí, ông Nguyễn Lê Trọng Tâm, Phó Chủ tịch UBND xã Đông Thạnh, cho biết, địa phương là nơi đầu tiên ở TPHCM thí điểm mô hình Trạm Hành chính công 24/7. Ý tưởng xuất phát từ yêu cầu thực tế khi khối lượng công việc tại cấp xã tăng lên sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, nhu cầu giải quyết thủ tục của người dân ngày càng lớn.

Nộp hồ sơ 24/7 không lo trễ giờ

Theo chị Trần Ngọc Thanh Nhã, người dân xã Đông Thạnh, Trạm Hành chính công 24/7 mang lại sự thuận tiện cho những người đi làm, khó thu xếp thời gian đến UBND xã trong giờ hành chính. 

“Mô hình mới này tạo sự thuận tiện cho người đi làm, bận rộn giờ hành chính mà không đến được UBND xã. Sau giờ hành chính, tôi có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại tủ hành chính công 24/7 vào bất kỳ thờ gian nào”, chị Nhã chia sẻ.

Trong lần đầu tiên dùng thử Trạm Hành chính công 24/7, chị Nhã chỉ cần căn cước công dân và tài khoản VNeID để đăng nhập hệ thống. Các thao tác được thực hiện trực tuyến, giấy tờ có thể được quét, tải lên hệ thống mà không cần in thành bản giấy.

Việc chuyển sang môi trường điện tử giúp chị chủ động hơn về thời gian, giảm công sức chuẩn bị giấy tờ và đi lại. Với những người phải cân đối giữa công việc, gia đình và các thủ tục cá nhân, đây là thay đổi có ý nghĩa thiết thực.

Chia sẻ với phóng viên Dân trí, ông Nguyễn Lê Trọng Tâm, Phó Chủ tịch UBND xã Đông Thạnh, cho biết, Trạm Hành chính công 24/7 là một trong những mô hình được địa phương triển khai trong quá trình đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách hành chính. Trạm hoạt động suốt ngày đêm, tất cả ngày trong tuần, cho phép người dân đến thực hiện một số thủ tục mà không cần cán bộ trực tiếp hướng dẫn.

Quy trình được thiết kế theo hướng tự phục vụ. Người dân đến trạm, sử dụng tài khoản VNeID để xác thực, thực hiện các thao tác trên hệ thống và nộp hồ sơ trực tuyến. Khi hoàn tất, hệ thống cung cấp thông tin xác nhận, mã QR và thông báo về thời gian dự kiến trả kết quả.

Sau khi hồ sơ được gửi thành công, hệ thống thông báo cho cán bộ phụ trách để tiếp nhận, xử lý. Khi có kết quả, người dân tiếp tục nhận thông tin và đến tủ hồ sơ thông minh tại trạm để lấy giấy tờ theo hướng dẫn.

Như vậy, thời gian người dân có thể nộp hồ sơ được mở rộng, trong khi việc thẩm định và giải quyết vẫn do cán bộ, công chức thực hiện theo quy trình. Mô hình không có nghĩa mọi thủ tục đều được xử lý tự động ngay tại thời điểm người dân đến, mà tách thời gian tiếp nhận hồ sơ khỏi khung giờ làm việc trực tiếp tại quầy.

Để người dân không gặp khó khi chuyển từ cách làm truyền thống sang môi trường số, UBND xã vẫn bố trí cán bộ hỗ trợ trong giai đoạn thử nghiệm. Các hình thức hướng dẫn như video ngắn, tờ rơi và hỗ trợ trực tiếp được sử dụng để giúp người dân làm quen với quy trình.

Đưa chính quyền đến gần người dân

 Ở góc độ vận hành, ông Võ Hoàng Tuấn, nhân viên công nghệ thông tin xã Đông Thạnh, nhìn nhận, trạm hành chính công tự động giúp giảm một phần lượng người đến làm thủ tục trực tiếp trong giờ hành chính. Nhờ đó, cán bộ có thể chủ động sắp xếp công việc và tập trung hơn vào những nhiệm vụ chuyên môn.

Theo ông Tuấn, thời gian đầu triển khai, không ít người dân còn lúng túng khi thao tác trên hệ thống. Một số người chưa quen với việc nộp giấy tờ trực tuyến, vẫn lo ngại hồ sơ có được tiếp nhận đầy đủ hay không.

Để hỗ trợ người dân, địa phương huy động đoàn viên, thanh niên và lực lượng dân quân hướng dẫn ngoài giờ hành chính. Qua quá trình sử dụng, những vướng mắc phát sinh cũng giúp xã nhận diện các bước còn phức tạp để tiếp tục điều chỉnh, cải thiện trải nghiệm của người dùng.

Theo ông Tuấn, sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, khối lượng nhiệm vụ tại UBND xã tăng lên, một cán bộ có thể phải đảm nhận nhiều đầu việc. Trạm Hành chính công 24/7 được kỳ vọng hỗ trợ những khâu có tính lặp lại, giảm tải công việc tiếp nhận để đội ngũ công chức có thêm thời gian xử lý các nhiệm vụ khác.

Với xã Đông Thạnh, Trạm Hành chính công 24/7 là một bước thử nghiệm nhằm đổi mới cách phục vụ người dân trong bối cảnh khối lượng công việc tại cấp xã ngày càng lớn. Khi các thao tác tiếp tục được đơn giản hóa, danh mục thủ tục được mở rộng và mạng lưới hỗ trợ đến gần khu dân cư hơn, mô hình có thêm cơ hội phát huy hiệu quả.

Theo chia sẻ của lãnh đạo UBND xã Đông Thạnh, giá trị của mô hình Trạm Hành chính công 24/7 không nằm ở việc người dân có thể đến vào bất cứ giờ nào, mà ở chỗ họ có thực sự tiết kiệm được thời gian, giảm phiền hà và hoàn tất thủ tục thuận lợi hay không. Việc đưa chính quyền đến gần người dân, rút ngắn thời gian, công sức cho người dân, doanh nghiệp cũng là thước đo cho sự hiệu quả của công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số và đưa ứng dụng khoa học, công nghệ vào đời sống.